Dlaczego przekształcać spółkę cywilną w spółkę z o.o.?

W moim przypadku był to efekt większej świadomości, jeśli chodzi o bardzo ograniczone możliwości rozwoju „działalności gospodarczej” w formie spółki cywilnej lub działalności jednoosobowej. Oto motywy:

1. Po pierwsze, w ten sposób można oddzielić finanse osobiste od finansów firmy. Ma to kluczowe znaczenie z punku widzenia zarządzania majątkiem osobistym. W spółce z o.o. jest znacznie trudniej wydawać pieniądze na prywatne cele, a w jednoosobowej działalności większość osób w ogóle nie rozróżnia pieniędzy prywatnych od firmowych.

2. Po drugie, tradycyjnej działalności gospodarczej nie można sprzedać. Ciężko ją też wycenić. Bardzo trudno pozyskać potencjalnego inwestora. W przypadku spółki z o.o., w każdej chwili można sprzedać lub darować komuś jej udziały. Łatwo również pozyskać inwestorów.

3. Po trzecie – bezpieczeństwo. W tradycyjnej działalności gospodarczej wszystko co posiadasz jest łatwym kąskiem dla komornika, urzędu skarbowego, ZUS-u, banków i innych instytucji, które są bezpośrednio związane z funkcjonowaniem firmy. Spółka z o.o. może upaść, natomiast prawdopodobieństwo uzyskania w Polsce upadłości konsumenckiej jest bardzo trudne.

4. Po czwarte – oszczędności związane z podatkami i ZUS-em. Zależy to przede wszystkim od rodzaju prowadzonej działalności, ale w przypadku spółki wieloosobowej nie musisz jako wspólnik płacić ZUS, a dla spółki możesz pracować np. na umowę o dzieło, umowę zlecenie, w formie kontraktu menadżerskiego lub wyciągać pieniądze w inny sposób. Sposobów jest wiele i to co często podnosi się w przypadku spółek z o.o., czyli podwójne opodatkowanie jest fikcją, gdyż większość spółek ma obroty, ale nie wykazują wielkiego zysku, czyli nie płacą CIT-u.

5. Po piąte – w moim przypadku, posiadałem dwie spółki cywilne i dzięki chorym, polskim przepisom płaciłem z tego powodu podwójną składkę zdrowotną ZUS. Kiedyś nawet zapytałem urzędniczkę ZUS, czy mając np. 5 spółek cywilnych musiałbym płacić składkę zdrowotną razy 5. Usłyszałem odpowiedź: TAK.

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o. może odbyć się w dwóch trybach w zależności od tego jak wyglądają stosunki pomiędzy wspólnikami spółki przekształcanej. Pierwszy tryb „uproszczony” znajduje zastosowanie w przypadku takiej spółki cywilnej, w której wszyscy wspólnicy prowadzili sprawy spółki (art. 572 KSH). Drugi tryb „pełny” będzie stosowany do przekształcenia spółki cywilnej, w której tylko niektórzy ze wspólników prowadzili sprawy spółki.

W spółkach cywilnych, zgodnie z art. 865 § 1 k.c., każdy wspólnik jest zobowiązany i uprawniony do prowadzenia spraw spółki, w związku z czym przy przekształceniu w spółkę z o.o. zastosowanie zwykle będzie miał w zasadzie tryb uproszczony. Jednak dopuszcza się możliwość odmiennego, umownego uregulowania kwestii prowadzenia spraw spółki cywilnej, dlatego w spółkach, w których chociażby jeden wspólnik wyłączony jest od prowadzenia spraw spółki, zastosowanie będzie miał tryb pełny przekształcenia. Tryb ten wymaga wykonania dodatkowych czynności – obok czynności, które składają się na tryb uproszczony.

Tryb uproszczony przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z ograniczona odpowiedzialnością różni się w zasadzie od trybu pełnego przekształcenia tym , że :

• nie jest wymagany plan przekształcenia z załącznikami;
• nie jest wymagane badanie planu przekształcenia z załącznikami przez biegłego;
• nie są wymagane zawiadomienia wspólników o zamiarze powzięcia uchwały o przekształceniu;
• nie są wymagane procedury w zakresie wglądu do dokumentów spółki.

Poniżej przedstawiam przykład przekształcenia spółki metodą „pełną” wraz z masą dokumentów, które są absolutnie konieczne w całym procesie. Przywołane dane w prezentowanych dokumentach są fikcyjne, jednak warto z nich skorzystać na zasadzie „uzupełnienia swoimi danymi”.

Przekształcenie spółki – krok pierwszy.

1. Sporządzamy plan przekształcenia spółki, który powinien zawierać następujące załączniki:

• projektu uchwały o przekształceniu s.c. w spółką z o.o.,
• projekt aktu założycielskiego (umowa) spółki z o.o.,
• wycenę składników majątku (aktywów i pasywów) przedsiębiorcy przekształcanego,
• sprawozdanie finansowe sporządzone do celów przekształcenia na ten sam dzień co wycena majątku.

Plan przekształcenia spółki, projekt uchwały oraz projekt aktu założycielskiego można śmiało sporządzić samemu. Warto skonsultować treść aktu założycielskiego z prawnikiem. Dokumenty finansowe najlepiej zlecić swojej księgowej lub znaleźć jakieś biuro rachunkowe, gdyż najczęściej trzeba przetworzyć dane finansowe pochodzące z księgi przychodów i rozchodów, ewidencji środków trwałych itp..

W moim przypadku skorzystałem z biura rachunkowego, które obsługiwało moją przekształcaną spółkę cywilną. Koszt sporządzenia wyceny i sprawozdania – 1 230,00 zł brutto .

Krok drugi

Po jego sporządzeniu plan przekształcenia wraz z wymaganymi załącznikami trzeba złożyć do sądu rejestrowego według siedziby (miejsca zamieszkania) dołączając wniosek o wyznaczenie biegłego.

Plan przekształcenia wraz z załącznikami podlega badaniu w zakresie jego poprawności i rzetelności. We wniosku o wyznaczenie przedsiębiorca może wskazać biegłego do zbadania planu. Sąd nie ma obowiązku wyznaczenia akurat tego biegłego, ale w praktyce rzadko się zdarza, by sąd wyznaczył innego biegłego niż wnioskowany. Możliwość zgłoszenia propozycji powołania biegłego rewidenta pozwala nam na wcześniejsze uzgodnienie wynagrodzenia, o jakie będzie wnioskował biegły.

Przedmiotem badania przeprowadzanego przez biegłego rewidenta jest dokument planu przekształcenia wraz z załącznikami, a w szczególności wycena składników majątkowych i ustalenie wysokości kapitału zakładowego. Pisemna opinia biegłego w omawianym zakresie jest sporządzana w terminie wskazanym przez sąd rejestrowy, który nie może być dłuższy niż dwa miesiące. Biegły składa opinię wraz z planem przekształcenia do sądu rejestrowego, przekazując ją jednocześnie przedsiębiorcy przekształcanemu. W tym miejscu należy podkreślić, że przedsiębiorca jest zobowiązany na żądanie biegłego rewidenta dostarczyć (udostępnić) mu wszelkie dokumenty niezbędne do przeprowadzenia badania oraz udzielać stosownych wyjaśnień.

Przedsiębiorca pokrywa koszty sporządzenia opinii, na które składają się wynagrodzenie oraz rachunki wydatków biegłego poniesione w związku ze sporządzeniem opinii, zatwierdzone przez sąd, płatne pod rygorem egzekucji w trybie przewidzianym dla egzekucji opłat sądowych. Kwota wynagrodzenia biegłego jest określana przez sąd rejestrowy.

W moim przypadku sąd rejestrowy nie zgodził się na zaproponowanego biegłego, w sumie wyszło na dobre, gdyż „moja” pani rewident rozpoczęła negocjacje ceny od kwoty 15 tys. zł, a ja byłem skłonny zapłacić maksymalnie 5 tys. zł mimo, że nie miałem pojęcia ile taka usługa powinna kosztować.

Ostatecznie sąd wyznaczył „swojego” biegłego rewidenta, który po przeprowadzeniu badania przysłał mi fakturę na kwotę 4 920,00 zł.  Do tego doszła opłata skarbowa za wniosek do sądu – 300 zł. Cała procedura badania przebiegła bardzo sprawnie, trwała ok. 2 miesiące, biegły jedynie raz zwrócił się o dodatkowe wyjaśnienia danych finansowych zamieszczonych w sprawozdaniu.

Krok trzeci

Po uzyskaniu opinii biegłego rewidenta jesteśmy zobligowani złożyć w formie aktu notarialnego oświadczenie o przekształceniu określające co najmniej:

• typ spółki, w jaki zostaje przekształcony przedsiębiorca;
• wysokość kapitału zakładowego;
• zakres praw przyznanych osobiście przedsiębiorcy przekształcanemu jako wspólnikowi albo akcjonariuszowi spółki przekształconej, jeżeli przyznanie takich praw zostało przewidziane;
• nazwiska i imiona członków zarządu spółki przekształconej.

Ponadto przedsiębiorca powinien sporządzić, również w formie aktu notarialnego, akt założycielski spółki z o.o., która zostanie zarejestrowana przez sąd w wyniku przekształcenia.

Istotna treść obu tych dokumentów powinna być zgodna z przedłożonymi sądowi w celu zbadania przez biegłego rewidenta załącznikami do planu przekształcenia. W szczególności nie powinien ulec zmianie typ spółki oraz wysokość kapitału zakładowego, jak również zakres praw przyznanych osobiście przedsiębiorcy w stosunku do określonych w projekcie dokumentów.

Wydaje się, że na etapie składania oświadczenia o przekształceniu oraz podpisywania aktu założycielskiego spółki możliwe jest wprowadzenie pewnych zmian w stosunku do projektu tych dokumentów – w kwestiach nieistotnych z punktu widzenia opinii biegłego, jak np. w przypadku składu zarządu spółki przekształconej. Decydując się jednak na wprowadzenie jakichkolwiek zmian lub poprawek, należy liczyć się z koniecznością złożenia dodatkowych wyjaśnień dla sądu, a tym samym z przedłużeniem czasu rejestracji przekształcenia.

W moim przypadku wysłałem wcześniej przygotowane dokumenty (te z kroku I, tzn. projekt uchwały o przekształceniu i projekt aktu założycielskiego) w wersji elektronicznej do notariusza, a ten sporządził protokół zebrania wspólników spółki cywilnej i oświadczenie wspólników oraz akt założycielski spółki z o.o..

Koszty notarialne: 2154,00 zł brutto.

Krok czwarty

Ostatnią czynnością procedury przekształcenia jest wniosek o zarejestrowanie spółki, który składają członkowie zarządu spółki z o.o. .

Zgodnie z art. 555, w związku z art. 167 KSH, zgłaszając spółkę przekształconą do rejestru, należy przedłożyć sądowi dokumenty wymagane przy rejestracji spółki z o.o. Do wyżej omówionych dokumentów dołączyć należy także: oświadczenie wszystkich członków zarządu, że kapitał zakładowy został pokryty, dowód ustanowienia organów z wyszczególnieniem ich składu, listę wspólników z podaniem nazwiska i imienia, liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich oraz złożone wobec sądu lub poświadczone notarialnie wzory podpisów członków zarządu spółki przekształconej.

Koszty rejestrowe: 500,00 zł opłata za wpis do KRS i 100,00 zł opłata za publikację w Monitorze Sądowym.

Podsumowanie.

Koszty przekształcenia moje spółki cywilnej w spółkę z o.o.:

– sporządzenia wyceny majątku i sprawozdania – 1 230,00 zł brutto;
– opłata sądowa ws. wniosku o wyznaczenie biegłego – 300,00 brutto;
– badanie biegłego rewidenta – 4 920,00 zł brutto;
– koszty notarialne – 2 154,00 zł brutto;
– konsultacje z prawnikiem – 1722,00 zł brutto;
– rejestracja spółki w KRS – 600,00 zł brutto.

W sumie 10 926,00 zł, czas trwania całej procedury – 4 miesiące.

Moim zdaniem koszty przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o. mogą się różnić w zależności od regionu oraz wielkości spółki. Głównym i największym kosztem jest badanie biegłego rewidenta, dodatkowo nie możemy przewidzieć tego kosztu, gdyż rewidenta wyznacza zwykle sąd i jesteśmy pozbawieni możliwości negocjacji ceny. Różnie może się przedstawiać cena usługi księgowej, której celem jest wycena majątku i sporządzenie sprawozdania finansowego.

Moje błędy:

W artykule przedstawiłem prawidłową kolejność działań zmierzających do przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o.W moim przypadku nie obyło się bez błędów. Niewielu notariuszy miało związek z tego rodzaju przekształceniami. Zwykle mylą kolejność i zbytnio się spieszą z podpisaniem aktu notarialnego. Tak było w moim przekształceniu, jednak sąd zaakceptował akt założycielski, gdyż badanie rewidenta nie zmieniło żadnych danych w sprawozdaniu finansowym.

Wnioski:

Należy sobie zadać pytanie, czy nie lepiej jest zakończyć działalność gospodarczą i otworzyć spółkę z o.o. W moim przypadku były dwa powody przekształcenia. Pierwszy – spółka cywilna miała kredyt, którego nie byłem w stanie spłacić „od ręki”. Drugi – spółka cywilna miała dobrą historię finansową, której nie chciałem stracić. Koszty związane z przekształceniem są bardzo duże i zwykle bardziej opłaca się zamknąć działalność i otworzyć spółkę z tą samą nazwą, w takim przypadku liczyć się trzeba z utratą historii finansowej oraz z nowym nr NIP, nowym nr regon.

Wyżej opisane przekształcenie realizowałem w lutym 2014 roku, należy przyjąć, iż od tego czasu zmianie uległy niektóre kwestie dot. przekształcenia, jednak zasadnicze kwestie się nie zmieniły.

Zachęcam cię do podzielenia się w komentarzu swoimi doświadczeniami, wątpliwościami, spostrzeżeniami dotyczącymi kwestii przekształcenia spółki.

---